Nyheder

​Ny lovændring medfører, at selskaber skal opbevare selskabsdokumenter i minimum 5 år, så de ikke risikerer en tvangsopløsning

Folketinget har d. 12. maj 2020 vedtaget en ændring af selskabsloven, som indebærer en skærpelse af reglerne om opbevaring af selskabsdokumenter. Det følger af de nye regler, at selskabets direktion skal opbevare dokumenter og bilag, som skal udarbejdes i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør heraf. Af eksempler på dokumenter kan bl.a. nævnes: stiftelsesdokumenter, vedtægter, ejerbog og generalforsamlingsreferater.

Baggrunden for de nye regler

Formålet med skærpelsen er at give Erhvervsstyrelsen og Skatteforvaltningen bedre mulighed for at føre kontrol med selskabernes bogføring for derigennem hurtigere at kunne reagere overfor skatteunddragelse og anden økonomisk svindel. Af denne årsag går lovforslaget under navnet ”kontrolpakken”. Det bliver med lovændringen muligt at udøve større kontrol med, hvem der reelt udøver ledelsen i selskabet, for derigennem at gøre det mere vanskeligt at anvende falske oplysninger som led i selskabets drift.

Dokumenterne skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører. Med ”betryggende vis” menes, at dokumenterne skal opbevares på en sådan måde, at de uden vanskelighed kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i dokumenterne. Ved et skifte i direktionen skal de opbevarede dokumenter videreoverdrages til den nye ledelse, som derefter fortsat skal overholde 5-års kravet.

Regler efter bogføringsloven

Regler om opbevaring af dokumenter er ikke noget nyt for danske selskaber. D. 24. maj 2018 udgav Erhvervsstyrelsen et supplement til den allerede gældende bogføringsvejledning fra 1999 i forhold til elektronisk opbevaring. Det følger heraf, at en virksomhed som betingelse for elektronisk opbevaring til enhver tid skal kunne fremskaffe regnskabsmaterialet og give adgang hertil i hele landet. Her er formålet også at give eksempelvis offentlige myndigheder adgang til regnskabsmateriale til brug for deres efterforskning af økonomisk kriminalitet.

Materialet skal enten kunne udleveres udskrevet i en læsbar form eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat. I lovbemærkningerne til høringsudkastet er der anført xml, csv eller lignende, som eksempler på anerkendte filformater. I vejledningen anføres det også, at et excel-dokument formentlig vil kunne accepteres, forudsat der er anvendt en fast struktur i opbygningen af dokumentet. Idet bogføringsloven ikke nærmere angiver, hvilket filformat bogføringsmaterialet skal have, kan det ikke udelukkes, at opbevaring af materialet i PDF-format vil kunne accepteres.   

Konsekvenser ved brud på de nye regler

Erhvervsstyrelsen fører som udgangspunkt kontrol med, om danske selskaber overholder selskabsloven. Konstateres et brud på loven – herunder de nye regler om opbevaring af selskabsdokumenter – kan Erhvervsstyrelsen anmode skifteretten om at tvangsopløse selskabet.
 
Forpligtelsen til at opbevare selskabsdokumenter i en 5-årig periode gælder pr. 1. januar 2021, og har således virkning for dokumenter, der udarbejdes i regnskabsår, der begynder d. 1. januar 2021 eller senere.

Kontakt Brockstedt-Kaalund

Hvis du har spørgsmål til de nye regler, er du velkommen til at kontakte advokat Henrik Lyhne og advokat Michael Viborg Rasmussen.

Advokat Henrik Lyhne, tlf. 69 13 71 50 eller e-mail hly@bklaw.dk
Advokat Michael Viborg Rasmussen, tlf. 69 13 71 55 eller e-mail mvr@bklaw.dk

Icons made by SimpleIcon from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Icons made by Eleonor Wang from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Din direkte vej til ny juridisk viden – tryk her!
Ny viden og gode råd fra vores advokater

Tilmeld dig Brockstedt-Kaalunds nyhedsservice og modtag ny viden og GRATIS råd i forbindelse med forskellige juridiske problemstillinger inden for dit interesseområde; privat eller erhverv. Vi sender dig e-mails, når der er aktuelle nyheder, som kan være relevante for dig.

Din direkte vej til ny juridisk viden – tryk her!